IPO实战技巧:软件企业研发费用与合同履约成本如何准确划分?

 2023-04-01    1085
前言
      软件行业包括基础软件研发产业、软件外包产业和咨询服务产业。作为新一代的信息技术产业,政府部门先后制定了一系列优惠政策,为软件行业提供了良好的发展环境;在IPO上市中,也属于重点鼓励和扶持的对象。
      软件类企业开发软件时,研发费用与合同履约成本划分情况,在IPO中是重点问询对象,该篇文章,笔者跟大家详细介绍如何把握。
      合同履约成本核算企业为履行当前合同或者预期取得合同所发生的应当确认为一项资产的成本,具体包括与合同直接相关的成本包括直接人工、直接材料、制造费用或类似费用。
      所以在合同履约成本核算的前提是必须与合同直接相关,在软件企业中,主要是针对已经有特定销售合同的软件开发及服务项目
      但是需要注意的是:企业在下列支出发生时,应当将其计入当期损益,而不是合同履约成本:一是管理费用,除非这些费用明确由客户承担。二是非正常消耗的直接材料、直接人工和制造费用,这些支出为履行合同发生,但未反映在合同价格中。三是与履约义务中已履行部分的相关支出,即该支出与企业过去的履约活动相关。四是无法在尚未履行的与已履行的履约义务之间区分的相关支出。


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核查方法

作为中介机构,可以实施的核查程序:

1、取得发行人业务流程相关文件,了解发行人业务具体流程、各流程工作内容及主要输出成果,并取得业务销售合同审批表、销售合同、立项申请表、项目代码、项目计划预算表、运行报告、验收报告等文件,分析各流程划分标准的依据是否充分、清晰。

2、取得发行人研发制度相关文件,了解发行人研发项目与非研发项目的依据和标准,分析研发项目与其他项目划分是否准确。

3、取得发行人财务核算相关文件,了解发行人研发费用及成本的支出范围和归集方法,分析归集的完整性及准确性;抽查研发费用及成本的入账凭证、付款凭证及发票等,分析研发费用与成本划分是否准确。

4、取得并查阅发行人员工工时记录表、项目内部立项审批等底稿文件。抽查发行人研发人员工时系统截图、劳务合同、工资单,并获取发行人报告期内的人员工时记录及对应费用类别、工作内容明细。

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IPO案例

《亚信安全:发行人及保荐机构回复意见(二)》问题2:关于研发费用‌。

      根据首轮问询回复,发行人研发费用率低于可比公司平均水平,主要原因系解决方案类业务与特定客户及合同相关的开发工作严格计入合同成本,核心组件和技术等研发投入则计入研发费用,因此此类研发费用率相对较低。

请发行人说明:

1)解决方案类业务具体的流程及各流程中费用的归集情况,不同过程如何区分,划分标准的依据是否充分和清晰;

2)如何划分研发项目与其他项目,划分的标准、客观依据,研发费用与成本划分是否准确。

请保荐机构、申报会计师核查并发表明确意见。

回复:

(一)解决方案类业务具体的流程及各流程中费用的归集情况,不同过程如何区分,划分标准的依据是否充分和清晰

      公司解决方案类业务的具体流程包括项目规划、客户侧立项沟通与批复、客户侧采购需求细化、合同签约、立项与预算审核、项目开发与实施、上线交付及上线后试运行、初验及初验后试运行、终验、项目维保服务等主要环节,具体流程及主要输出成果如下所示:

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      解决方案类业务还包括部分运维服务类业务,其截至节点4的流程与上表节点类似,但后续的实施与验收环节相对简单,一般仅有结算单、考核报告等验收节点。公司根据对应的结算报告结合服务期结转收入,相关投入同步结转至主营业务成本。

     综上,发行人解决方案类业务各流程均根据主要工作内容形成了相应输出成果,并以主要输出成果作为不同解决方案类业务各流程的划分标准,解决方案类业务各流程划分标准的依据充分、清晰。

(二)如何划分研发项目与其他项目,划分的标准、客观依据,研发费用与成本划分是否准确

1、划分研发项目与其他项目的标准、客观依据

1)研发项目(通用型产品研发)

      公司内部研发团队根据行业技术发展趋势,在调研市场普遍需求后提出的旨在提高公司产品竞争力或满足新产品需求的项目为研发项目,如通用组件、产品底层基座与框架、新行业规范下的产品规划与落地、产品版本整合与迭代等。研发形成的产品和技术并不针对某个特定销售对象,研发成果具备通用性、可复制性。研发项目主要流程包括立项、项目需求细化、设计、开发、测试及验证、试运行、产品发布与结项、产品持续迭代等主要环节。参与研发项目的人员如实填报工时,经研发项目经理审批后形成有效工时记录,财务部门据此归集与核算研发费用。

2)销售项目(软件开发及服务,针对特定销售合同)

      公司应特定客户需求,针对特定销售合同的软件开发及服务项目为销售项目。公司在相应的销售合同约定范围内进行开发工作,开发成果最终交付给客户并获取相应收益。

销售合同经过一系列审批完成签约后,公司相应进行销售立项,参与项目的人员如实填报工时,经销售项目经理审批后形成有效工时记录,财务部门据此归集合同成本并确认为存货/合同履约成本,项目验收或随服务进度结转收入时相应结转至主营业务成本。

3)划分研发项目与其他项目的依据和标准

      报告期内,发行人划分研发项目与销售项目的依据和标准如下:

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注:敏捷模型、瀑布模型均为常见软件开发模型。敏捷模型以用户的需求进化为核心,采用迭代、循序渐进的方法进行软件开发;瀑布模型按照规划的一系列阶段顺序进行软件开发,每一阶段工作的完成是下一阶段工作开始的前提,每一阶段均进行评审以保证满足下一阶段需求。

      综上,公司研发项目与其他项目的依据和标准存在明显差异,研发项目与其他项目划分准确。

2、研发费用与成本划分是否准确

1)公司研发费用与成本划分的依据和标准

      报告期内,公司研发费用与成本划分的依据和标准如下:

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1. 专为销售项目产生的费用。经办人报销时勾选对应销售项目代码,经上级和对应项目经理、项目总监等审批后,审批流程结束;财务核算时直接归入相关项目代码的合同履约成本,月末视验收情况结转当期成本或计入存货/合同履约成本。

2. 专为研发项目产生的费用。经办人报销时勾选对应研发项目代码,经上级和对公司研发部门人员专职从事研发项目工作,相关投入全部计入研发费用。公司产品部门、技术支持部门人员参与销售项目、研发项目工作,根据部门人员填报的销售项目、研发项目工时情况将生产成本分别计入合同履约成本和研发费用,其中,职工薪酬按照工时记录分配至合同履约成本或研发费用;折旧及摊销、租赁及物业等公摊费用无法直接匹配至销售项目、研发项目的,按照工时记录分配至合同履约成本或研发费用;其他费用中能够直接匹配至销售项目、研发项目的,直接计入合同履约成本或研发费用,无法直接匹配至销售项目、研发项目的,按照工时记录分配至合同履约成本或研发费用。公司研发费用与成本划分的依据和标准具有合理性。

2)公司相关内控制度、内控流程保障研发费用与成本划分的准确性

      公司制定了《研发项目管理制度》《工时填报与审批制度》《财务管理制度》《项目首版计划预算的制定与审批》等制度文件,对研发项目、销售项目业务及相关财务核算流程进行严格管理。发行人员工按照相关制度分别填写研发项目、销售项目工时,发行人根据工时记录将对应的薪酬等生产成本分配至研发费用与合同履约成本。

根据工时填报与审批流程,工时管理主要流程如下:

1. 每月申报工时的时点,员工在运营管理部工时管理员所设定的工时区间内填写工时(填写信息包括研发项目或销售项目代码、项目名称、工作内容、工时数等)。工时区间锁定后,工时记录不可修改;

2. 工时填报结束、区间关闭后,系统启动审批功能。由项目经理审核待审批的工时;

3. 当月工时填报和审批结束后,工时管理员每月统计工时填写和审批情况,统计结果发给各部门负责人。同时,IT部门将工时系统数据导入财务系统的数据接口,数据导入过程及结果均无法修改;

4. 财务核算会计自财务系统的数据接口将工时数据引入财务系统的项目核算子模块和总账模块,进而根据相关信息对生产成本进行归集与分配。

      报告期内,公司严格按照内部控制规定实施研发项目、销售项目相关生产成本审批及入账,确保公司研发费用与成本划分准确。

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总结

      综上所述:针对软件类企业,监管部门在IPO中对研发费用与成本划分的相关问询时,拟上市公司应该分析研发项目、销售项目及相关财务核算流程,说明相关内部控制设计合理,然后阐释实施过程中,相关生产成本审批及入账的依据和标准以此来说明研发费用与项目成本划分准确



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